バーチャルオフィスとは
【バーチャルオフィスとは】
最近、自宅にいながらにして、気軽にビジネスを行う人が増えてきました。特にインターネットを使ってビジネスを行う場合は、パソコンとインターネットのつながる環境さえあればどこでも仕事ができるため、高い家賃を払ってわざわざオフィスを借りなくても、自宅で十分ビジネスが始められます。
ただ、自宅だけでビジネスを行っていると、特定商取引法に基づいて、名刺やホームページなどに自宅の住所を掲載することになり、安全面において大きなリスクを伴います。特に小さなお子さんや年配の方など自分以外に家族が同居している場合は、トラブルに巻き込まれないか心配になると思います。かといって、運営者の連絡先や住所を非公開にすれば信用度が落ちてしまうことでしょう。
このような問題を解決するために登場したのがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスとは、複数の企業でオフィスを共有し必要なときだけ利用したり、専有のオフィススペースを構えることなく、ビジネスを行っていく上で必要なオフィス機能、たとえば、「住所」「電話番号」などだけを利用することが可能なサービスというわけです。
オフィスコストの大部分を占める物理的スペースを省きながら、法人登記やビジネスで必要となる「住所」「電話番号」「FAX番号」といった基本的なオフィス機能を備えるため、「オフィスコストを抑えたい」「都心一等地のアドレスで自社イメージを向上させたい」といったニーズを持つ起業したばかりのベンチャー企業や、自宅でのSOHOを営む方など、常時オフィスは必要ないが住所と電話番号は欲しいという方に利用が広がっていると言われます。
そもそも、オフィスの機能というのは、執務スペースとしての機能、内部コミュニケーションとしての機能、社会的連絡先としての機能、顧客応対としての機能、倉庫・物流としての機能などがあると思います。しかし、自宅において一人で仕事が可能な場合、このオフィス機能の多くの部分を省略しても問題ないわけです。
そして、対外的に自宅以外の会社の住所や電話番号が必要な場合や、商談や会議でスペースが必要となった場合だけ、会議用のスペースをレンタルしたりするような場合に、バーチャルオフィスが大変役立つわけです。
【特徴】
① オフィススペースを省いているので低コスト。
バーチャルオフィスの最も大きな特徴は「実際のオフィススペース」を持たない点にあります。少人数で行うビジネスにとって物理的なスペースは、お金を生みだしません。事務所自体がコストであり負債です。したがって、その分のコストを抑えることができることは大きなメリットとなります。
一般的な賃貸オフィスを利用することを思えば、高額な保証金なども必要ありませんので、月間の管理費10万円以上を浮かせ、初期費用で100万円程度削減することが可能です。仮にこれを独立時に置き換えると年間で300万円程度削減できる事になります。
また、グループで集まって会議をしたり、顧客と商談などをする際は、先方の事務所付近か自宅付近のミーティングスペースを借りることで十分対応できます。
② 都心一等地の住所や電話番号を自社アドレス・電話番号として利用できる。
バーチャルオフィスは実際のオフィススペースはありませんが、「住所利用」「郵便受取」「電話番号」「FAX番号」といった、オフィスとしての必要機能を備えています。そのため、SOHOや個人事業主の方などの場合、独立した住所、自分だけの電話番号として利用することが出来るようになります。
バーチャルオフィスで与えられた住所や電話番号は、名刺やパンフレット、ホームページといった媒体に、会社の住所、電話番号として掲載できるほか、支店や事業所の所在地として法人登記することも出来ます。その結果、自宅を公開しなくても、安心してビジネスやプライベートでの活動が行えるようになります。
③ 作業は「自宅」で、外向けの住所は「バーチャルオフィス」で。
一般の賃貸オフィス、あるいはレンタルオフィスの場合、通常の業務を行う場所も、対外的に公開するアドレスも、ともに借りているオフィスになります。それに対してバーチャルオフィスでは、メインの業務を行う場所として自宅などを利用し、対外的に公開するオフィスはバーチャルオフィスにするという利用方法になります。
④ 貸会議室などを利用できる。
バーチャルオフィスはオフィススペースを持たないため、ＰＣやデスクなどの設置はできませんが、一時的な作業に使える共用ワークスペースや、クライアントとの打ち合わせなどに使える貸会議室などを利用することが可能です。
【メリット】
① コスト削減。
起業する場合、最初に大きな負担としてのしかかってくるのが、オフィスを借りるための初期費用です。事務所用の物件は、住居用よりも敷金、保証金、家賃などが高く、数十万以上の高額なお金を準備しなければなりません。小規模なレンタルオフィスでも保証金などで数万円～10万円程度の初期費用を必要とします。そこに、電話を利用するための回線工事費、オフィス家具や事務用品の購入などが加わってきます。また、事務所などを構えた時の家賃、水道光熱費、修繕費、インターネット利用料など維持コストもあります。
しかし、バーチャルオフィスでは、まずこの初期費用を大幅に抑えることが可能です。そして、家賃、水道光熱費、修繕費といった建物に関する費用がかかりませんので、数十万円のコスト削減に成功です。また、電話応対や郵便物の受けとりなども、バーチャルオフィスの秘書代行サービスを受けることで、人件費をカットできます。
② セキュリティーの強化。
自宅でしかビジネスを行っていない場合は、名刺やホームページなどに必然的に自宅の住所を公開しなくてはならなくなります。これは安全面において様々なトラブルに巻き込まれるリスクを伴うことになります。かといって、非公開にすれば信用が下がるし、賃貸契約すれば、費用がかかります。そういった問題を解決するためにも自宅以外の住所を格安で利用できるバーチャルオフィスはとても良い選択だと言えます。
③ 信頼度アップ。
「六本木ヒルズ」など、会社所在地が知名度の高い場所にあると、それだけでその会社に対するイメージが大きく変わるものです。銀座・青山・赤坂・汐留など都心の一等地を法人所在地とすることによって、会社の信用が増し、新規客からの問い合わせ増というケースも実際にあるようです。そのような一等地に実際のオフィスを構えることは大変ですが、バーチャルオフィスなら可能です。
④ 電話代行で商機を逃さない。
電話対応を代行してもらえるため、携帯電話に出ることが出来なかったり、商談中などの場合も商機を逃しません。もし、自分で秘書を雇うとすれば、相当の人件費がかかりますから、コスト的にもメリットがあります。
⑤ 目的に合わせて活用できる。
バーチャルオフィスというと、ビジネス向けのイメージを持たれる方も多いと思いますが、実際には、個人の利用者も増えていると言います。利用方としては、たとえば一人暮らしで荷物を受け取る暇のない方が郵便物の送付先として利用されたり、自宅で懸賞やネットオークションをされている方がセキュリティー強化のために利用するといったケースもあるようです。
【デメリット】
① 同一住所を他の企業と共有する。
ネットで検索すると、全く同じ住所がたくさん出てくる場合もあるようです。
② 顧客の事務所に訪問。
突然顧客が直接事務所に訪問されてもたいてい居なかったり、受付の訪問者とのコミュニケーションの面で困ることがあるかもしれません。バーチャルオフィスを利用する場合は、来訪時のイメージまでも含めて、自社のブランド管理を意識した判断が求められます。
③ オフィスの提供会社が倒産。
オフィスの提供会社が倒産すると巻き添えを食らうことがあります。
④ 認可がおりない場合がある。
古物商のような公的機関へ届け出や許認可が必要なビジネスの場合、バーチャルオフィスでは認可や許可が行われない場合があります。
【バーチャルオフィスの運営形態】
主な運営者はインキュベーションオフィス、レンタルオフィス、電話代行業者、私設私書箱業者などで、それぞれ得手不得手があるので、利用を検討する際は注意しましょう。バーチャルオフィスの運営形態は、大きく分けて2種類に分けることができます。
① レンタルオフィスが提供している
レンタルオフィス業者がバーチャルオフィスを提供するタイプです。この場合ですと会議室などが併設されていますので、会議室などの利用頻度がある場合は、このタイプが良いかもしれません。また、レンタルオフィスの場合は、多少料金が高くなりますが、大抵有名なビルや一等地のビルにオフィスが有る事が多いので、その点をメリットと思う場合には良いと思います。
② バーチャルオフィス専門で提供している
レンタルオフィス事業者と違いバーチャルオフィスを専業にしているところもあります。この場合、専業なので物理的なスペースが無い場合が多いようです。特別な設備等が不要で運営できるので価格的には、レンタルオフィスより５０％以上も安い場合がほとんどです。ビジネスを少しずつステップアップしながらやって行きたい場合や、最低限のツールだけで良い場合には、専門事業者が良いでしょう。
【バーチャルオフィスはこんな方におすすめ】
① 起業の第一歩として。
バーチャルオフィスは、起業家の登竜門としてもスタンダードになってきました。独立したての時には、事務所が不要の事が多々あります。バーチャルオフィスでコストを極力抑え、会社が軌道にのったら賃貸事務所へ移るという人も多数います。
電話代行や記帳代行、給与計算などのサービスもありますので、実質、社長1人で起業しても「電話番」「経理、総務、労務」を兼ねる事がバーチャルオフィスで出来ますのでスタートアップには、ベストの環境とも言えます。
② 信用がほしい方。
一等地のアドレスは、信用度も増します。信用力のあるアドレスを使い、営業の拠点としたい方におすすめです。
③ 東京進出の足がかりとして。
例えば、仙台が本社の企業があったとします。営業網拡大の為に人員を東京に配置したのですが、名刺やWebサイトに本社が大阪だけだと、どうしても不便な時があります。そのような時に、バーチャルオフィスを利用する事で、簡単に支社、支店が出来上がるのです。あとは、営業マンがその名刺などをもち営業させる事で、営業マンの宿泊・出張費用のみで営業網を拡大する事が可能になります。さらに住所だけでなくその地域の局番も取得出来ますので、営業地域のお客様は仙台局番でなく、東京の局番に問合せが可能です。電話自体は、本社へと転送されますので問題ありません。このように営業戦略上でもバーチャルオフィスを有効に活用することができます。
④ アクセスに便利なワークスペースとして。
普段は外出しており、ほとんどオフィスを必要としないのですが、一時的なワークスペースとして利用することがある場合、交通の便がよいエリアに多いバーチャルオフィスはおすすめです。
⑤ 在宅ワーカーのビジネス用のアドレスとして。
取引先等に自宅のアドレスを公開したくない場合や、電話・郵便などの連絡窓口をプライベート用と混在させたくない場合におすすめです。
⑥ コスト削減効果として。
組織の規模や機能に合わせてオフィス環境を縮小しなければならなくなったとき、今まで負担していた事務所費用の削減効果を出すことが可能です。